还在头疼科研协作效率低？项目管理软件了解一下

管理经验

在哈佛大学和麻省理工学院的博德研究所，计算生物学家Beth Cimini在细胞生物学家Anne Carpenter的团队中管理着一个小型咨询组，专门从事自动化的图像分析。Carpenter的研究团队利用项目管理工具来管理从实验室整体目标到实验设计的方方面面，Cimini表示，后者更多地依赖于Trello模板的自动化功能将标准操作流程进行笔记预填充，有效防止了实验成员遗漏关键步骤。“这绝对减少了团队成员在重复劳动上所花的时间，”Cimini解释道。她自己的小团队同时使用Trello和GitHub项目板来跟上客户需求。她说：“要是没有这些工具，每年要完成十多个不同项目对于每个成员来说都是很大的挑战。”

项目管理工具大多具有相同的视觉风格，其界面一般被称为看板(Kanban Board, https://www.atlassian.com/agile/kanban/boards)。看板再划分为不同列表，列表上标记的卡片显示了不同项目、操作步骤和主题。用户可以创建多个列表（例如“待办”“正在执行”“完成”），创建个人的待办事项（可以在app里或是向特定账户发送邮件来实现），标记同事分配任务，根据项目进程在不同板之间拖动卡片。很多工具可以显示时间线或日历视图，并提供了移动端app。

但不同的工具间还是存在不同的侧重，同时大多数工具还针对不同需求提供了免费和付费版本。“我们应该尝试各种工具，找出最适合自己的，”华盛顿大学的天文学家José Sánchez-Gallego推荐道。“个人来讲，我更喜欢专注于某一功能而不是大而全的工具。”

事实上Sánchez-Gallego就使用了多个工具来进行日常项目管理。其中包括利用ZenHub来管理新墨西哥州斯隆数字巡天（Sloan Digital Sky Survey）望远镜项目的GitHub问题；利用Jira来负责整体项目管理、硬件问题，以及用户的输入；利用OmniPlan来创建时间线并追踪时间。“我喜欢简洁的整体设计，” Sánchez-Gallego说，“我更倾向于可离线使用的app，同时希望工具尽可能地少收集个人信息。”

无论使用何种项目管理软件，最关键的是建立起有效的工作流程。Cimini说：“在协作时执行起来会更容易，我的协作看板总是比自己的个人看板更新要快。”

Teal建议指定一名管理者在团队层面运营管理工具。Dryad参与的数据管理网络（Data Curation Network）就有一名项目经理通过Jira来为整个团队制定待办事项，并向未按时完成工作的团队成员发送消息。Teal表示，在团队成员和这种工具之间的社会连接是一个活生生的人，由他负责将工具与团队衔接起来。

无论使用何种项目管理工具，都需要让团队轻松地使用，而不是增添团队的负担。来自布里斯托大学干细胞分化实验室的Rafael Carazo Salas在新冠疫情关闭实验室后，利用Trello来辅助沟通并进行任务分配。他建议道，不要将自己限制在工作任务上。他已经开始利用Trello给团队分享文献了，并将最相关的文献标记给团队成员。文献标记使得Trello变得有趣起来，同时标签会不断提醒团队成员，直到他们将查阅工具变成一种习惯。Salas说：“要让工具去触达成员，而不是让它作为一块静态的看板被动地等待成员去查阅。”

对于麦哲伦II望远镜的协作项目，Teske说，正是Trello的嵌套结构使得团队可以有效管理用户需求。负责管理项目的五所大学各自拥有一个独立的看板，而管理团队也有一个自己的看板来安排每个观测时段的天文学目标。当科学家需要望远镜时间时，他们需要在自己学校的看板上创建一个卡片，其中包含笔记、PDF、数据文件和其他有用的信息。每一个存档板就作为所有完成事项的记录。Teske说：“我相信大家都认为这种操作很直观。”

当然，小团队也可以从项目管理软件中受益。例如Cimini的五人小组就将Trello与Tick整合起来，它的时间追踪和计时软件被证明非常适合对独立的项目用时进行汇总统计，或是为特定任务分配用时。（Asana同样可以与Tick进行整合。）

预先定义的模板同样十分有效，它可以为一般任务提供一个起点。在Cimini团队中，团队成员每次开始进行一项新的标准实验时，都会使用模板来确保操作中的每一项步骤都能完成。Cimini同时还针对出行计划创建了一个项目模板，包含了酒店航班预订、会议准备等等标准任务。这个功能卡片十分有用，它会一直留在看板上直到她想起处理报销手续。

在她先前工作的单位，位于加利福尼亚的The Carpentries是一个从事编程教育和数据工作组的组织，Teal和协作者会使用Asana的模板来保证他们为每个项目添加必要的背景信息、循环任务、检查点等等。他们同时还拥有标准的模板来保证工作组所需的所有任务按照顺序完成。

项目管理工具还支持一系列增强功能的插件。比如Trello、Jira和Asana可以与代码共享平台GitHub整合在一起。但对于经常使用GitHub的开发者和科学家来说，GitHub项目板则更具吸引力。Teal和Cimini的团队都在使用这个工具。

GitHub是一个用于软件协作开发的平台，项目板将GitHub上的问题追踪、评论、代码更新等等要素组织到了类似看板的项目板上。常驻科罗拉多州布雷肯里奇的GitHub机器学习工程师Clair Sullivan表示，“这种快速图形化的方式有助于我了解自己落后了多少。”无论何时，只要编程人员提交了问题标签（比如bug报告或者对软件新功能的需求），软件就会自动把它投到看板的待办事项中。当团队处理完这些问题后，GitHub的内建控件就会自动地将问题标记为完成。

Sánchez-Gallego在与开源可视化工具Marvin的维护团队合作时，很多时间都在使用GitHub。但针对斯隆数字巡天计划的管理，他更喜欢使用Jira——Jira对于缺乏软件开发经验的人更加友好。其团队支持的两个天文台的观测员和技术人员在发生问题时使用Jira提交故障清单。他说其中最有用的功能就是个性化的筛选服务，可以让用户只看到最相关的内容。他说，这样他就只会看到和他关系最大的故障清单。

Teal建议，无论你选择何种管理软件，都需要尽早地让你的团队参与决策，考虑他们的需求和使用方式——例如，是通过邮件还是在GitHub上进行交流？不然的话，你的项目管理工具可能会沦为另一个你永远记不住的邮箱。

© nature

doi: 10.1038/d41586-020-01918-0

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