数据准备设备

数据准备设备（data preparation device）是指用于数据在输入计算机之前进行收集、整理的脱机设备。数据输入有两种方法。一种是直接输入，如用键盘人工输入，用光学字符阅读机或光学标记阅读机等输入，另一种是间接输入，即用数据录入设备将数据录入到某种媒体（磁带、磁盘、光盘等），再从该媒体输入计算机。数据准备设备用来完成数据输入计算机前的各种准备工作。

简介数据准备设备的目的是获取数据，即收集源数据并把它变换成能读入计算机的介质或形式。这些设备可以是只准备数据，以后再由计算机输入设备读出；也可以不但执行数据获取，而且还输入计算机。例如银行设备、零售设备（销售点系统）、学习设备、字(文本)处理设备、排版设备和工厂或实验室的数据采集设备、以及那些需要图形输入的设备都是数据准备设备1。

类别各种数据准备设备及其有关的数据录入技术可分为两大类：

转录式数据录入设备： 包括所有这些数据准备设备，它把在数据发生处准备在文件上的数据转录到能由计算机读出和解释的另一种介质上。属于这一类的有下列这些数据准备设备： 卡片穿孔机、 纸带穿孔机、磁带编码器、盒式磁带和软盘编码器、多站的键-带系统、共享逻辑键-盘系统、联机键盘穿孔校对系统、滑动(设置)录入设备和磁字符阅读机。

源数据的录入设备： 对这一类设备，数据在 数据源即以机器能阅读的形式准备好，这样就能由计算机直接读出，无需中间的数据转录步骤。划入这一类数据录入技术的包括光学字符阅读、光学符号阅读、便携式数据获取设备以及在数据的原始点 用终端把信息直接录入计算机。

录入方式转录式数据的录入在数据最终进入计算机进行处理之前，对数据所作的每一步操作都可能出现差错。研究表明，在计算机检测出的全部数据差错中，只有约15%发生在源数据内，而其余85%是由数据转录造成的。为了减少数据转录过程中发生的差错，有多种技术可以采用。在把数据转录成机器可读的形式时，数据准备设备可以按对该特定数据预先规定的一些规则进行某些检查，这主要包括：

检查数字的合法性，

字段长度检查，

检查纯数字字段，

检查纯字母字段，

计算机控制和。

对于不能用检查数字或控制和进行验证的数据，可以把它再键入一次，用一个校核部件检查数 据第二次录入与最初的录入是否一致。计算机本身对信息的合法性与合理性能进行更深刻的稽核，它对数据能执行各种逻辑规则，并且为了进行验证，可访问由计算机保存在磁盘或其它文件上的信息。

对检测出来的差错必须用最初的源文件加以纠正，重新键入数据，必要时又重加验证，并与原始数据合并。然后，数据由 计算机再一次进行编辑；如果还有差错则重复上述步骤，直到数据没有错误。只有到这时，数据才准备好供计算机处理。除了比较费时、容易出错之外，转录式数据录入技术需要有受过良好训练的高薪人员。实际上， 这些人员的工资可以高达占数据准备总费用的80%；同时，这些人的工资仍在继续增长。

源数据的录入对数据录入费用的研究表明，尽管各公司和厂家之间有所不同，但约有75%的数据录入费用是花在非数据处理人员的劳动以及数据可供计算机使用的延时上的。其余25%中，约有11%是数据处理和数据录入设备的费用，约11%是数据处理人员的费用，约3%是文具和其它日常用品的费用。非数据处理人员和时间延迟所占的75%数据录入费用花在如下这些事情上：

为了使数据准备操作员能更容易阅读和更快地操作而重新打印手书信息。

验证，例如填写一张定货单时先检查一下存货能否供应，然后再把该定货单送到数据准备区。

决定在预开发票的情形下订购的各种产品 所适用的价格和折扣。

这些事情需要花费时间；结果，在信息到达计 算机之前，它可能已经耽搁了好几天。这样，计算机产生的结果的准确性和及时性只能与输入数据一样。这样一种环境中的计算机只是在作为记录机器或高速打印机器使用。只有当它能尽可能及时地接 收到信息时，才能真正发挥出它的全部潜力。

源数据录入可以免除为使数据准备操作员容易阅读而重打一遍手写信息之劳。实际上，直接从数据源录入数据完全避免了这种数据准备的需要。此外，计算机本身也能检查信息的合法性。这样，计算机就不再只是反映可能已经过了好 几天的信息状态，而是维持着新得多的信息。因此，各种信息就能更快地提供使用，就更准确，就使得能作出更有意义的决策，改善对顾客的服务，收到时间上的经济效益。

常见数据准备设备纸带穿孔机

纸带穿孔机使得数据输入时不再受卡片上的信息只有80列或96列的限制。这样，与特定事务处理有关的信息记录所包含的信息可以根据需要或多或少，不再受卡片施加的物理限制。在穿孔员发生差错时，纸带上的差错信息可以回退，用穿一串删除字符的方法把出错信息抹去 (在纸带阅读机读出时略去删除符)，然后重新键入。在许多情况下，并不直接验证正确性，而是直接由计算机读出数据，进行编辑。万一检测到错误，一般这样进行纠正：先对有错误的信息穿一段撤销带，然后再把正确信息穿孔。另外，失略的信息可以穿在另外一段纸带上，再按次序拼接到主要的带子中。

与卡片穿孔机一样，纸带穿孔机的使用也一直在减少。手工准备纸带主要用在与电传和传真有关的非计算机环境中，或者作为输入介质控制数控机床。计算机排版的纸带常作为计算机输出来准备。但是，即使在这些残余的应用领域，诸如盒式磁带等其它介质也正在取纸带而代之。

直接录入终端

这种终端使计算机不但能立即 接收在原始地点录入的数据，而且能在接收数据时对它进行编辑，使得要访问的计算机文件能检验录入的信息，在出错时能立即通知终端操作员。

不能与计算机文件对照检查的信息可通过再次 键入(或其它某种重复输入，如语音输入)加以验证，计算机能够检查出每次输入的是否是同一信息。 这样，尽管仍然可能需要验证但是要验证的数据 量却是减少了。这就简化了校正过程，基本上消除了数据传送的延迟。能接到终端与计算机通信的设备有很多种。

智能终端

智能终端有各种程序能力，一般由控制处理机以适当的存储空间和辅助软件提供这些能力。这就使它能在数据输入后发送给计算机之前 对信息作大量格式化和编辑的工作。这样，随着数据的输入可以执行各种编辑检查，如果有错误可以在这时得到纠正。然而，对照文件验证信息的全面 编辑只有在数据发送给计算机后才有可能。在终端 以联机方式工作时，这几乎可以立即做到。

本词条内容贡献者为:

王沛 - 副教授、副研究员 - 中国科学院工程热物理研究所